Mỗi ngày, 183 tỷ e-mail được gửi đến thế giới. Chúng tôi sẽ cho bạn biết làm thế nào để đảm bảo rằng thư của bạn không bị mất trong khối lượng chung. Và vì vậy mà người nhận không chỉ không gửi anh ta vào giỏ, mà còn phản ứng tích cực với anh ta. Các quy tắc viết một bức thư kinh doanh sẽ hữu ích cho mọi người. Không có ngoại lệ. LÀM THẾ NÀO CÁC THƯ NÊN BẮT ĐẦU?
Nó là cần thiết để bắt đầu truyền thống: "Thưa Ivan Sergeevich, xin chào!" Có một trường hợp khi một công ty lớn trong thư từ của nó đã thay đổi sự hấp dẫn cổ điển "Dear" thành "Dear". Và mặc dù, nó sẽ có vẻ, cảm xúc hấp dẫn trở nên ấm hơn, các đối tác đã cảnh giác. Trong mọi trường hợp không sử dụng cụm từ "Thời gian tốt trong ngày" như lời chào - trước tiên, không ai nói trong cuộc sống, và thứ hai, bạn có thể có ấn tượng rằng bạn không quan tâm khi nhận được thư.
TÔI CÓ THỂ SỬ DỤNG TRONG LETTERS SMILE?
Nếu bức thư được gửi đến một người lạ và có tính chất kinh doanh, mặt cười có thể tạo ra một cảm giác quen thuộc trong người nhận. Trong các thư không chính thức gửi đến đồng nghiệp, mặt cười không bị cấm. Tuy nhiên, nếu có thông tin trong bức thư rằng một ngày mà CEO của công ty bạn có thể cần, hãy nghĩ xem liệu bạn có muốn dấu ngoặc đơn cười để bắt mắt không?
LÀM THẾ NÀO ĐỂ KHÔNG CHO PHÉP TIÊU CHUẨN TIÊU BIỂU ĐỂ ẢNH HƯỞNG TONE?
Khi bạn không hài lòng với một cái gì đó, nhưng không muốn phá vỡ mối quan hệ với thủ phạm của sự xuất hiện của những cảm xúc tiêu cực, nhưng sẽ tiến hành một cuộc đối thoại mang tính xây dựng với anh ta, không gửi thư ngay lập tức. Hãy đọc văn bản cho một đồng nghiệp không tham gia vào cuộc xung đột, hoặc gửi nó sau này khi bạn có thể viết một bức thư trung lập.
CÁC TRƯỜNG HỢP NÀO BẠN NÊN CUNG CẤP NHỮNG NGƯỜI LỚN?
Một lá thư nên luôn luôn có một chủ đề. Điều này cung cấp thông báo trạng thái và thường tiết kiệm được việc xâm nhập vào spam. Chủ đề nên ngắn gọn và kiên định để chỉ cho bạn hoặc với chủ đề hợp tác của bạn với người nhận. Ví dụ, nếu bạn gặp một khách hàng tại một hội nghị, diễn đàn hoặc triển lãm, sẽ hợp lý khi cho rằng sẽ có rất nhiều chữ cái trong hộp của anh ấy với chủ đề "chào hàng" hoặc "hợp tác". Do đó, hãy nhắc anh ta tên hay tên công ty của bạn tốt hơn. Và nếu bạn đã biết từ lâu, thì trong chủ đề của lá thư cho biết chủ đề của tinh thần đồng đội hoặc nhân dịp thư từ: "câu hỏi về ...", "bình luận về ..."
TÔI CÓ THỂ TỪ KHI TỪ NGÔN NGỮ CHÍNH THỨC KHÔNG CHÍNH THỨC?
Nếu bạn nhận được một bức thư được viết bằng một giọng điệu kinh doanh nghiêm ngặt, thì bạn cần phải trả lời nó theo cùng một cách. Bỏ qua quy tắc viết một bức thư kinh doanh không nên.
Kinh nghiệm cho thấy sự chuyển đổi từ một ngôn ngữ chính thức sang một ngôn ngữ không chính thức trong thư từ kinh doanh thường dẫn đến sự tương tác không hiệu quả. Sẽ rất khó khăn cho bạn để thảo luận về các vấn đề kinh doanh và khuyến khích các đối tác thực hiện nghĩa vụ của họ nếu giao tiếp của bạn với họ trở nên giống như một người thân thiện. Ngôn ngữ chính thức giúp giữ khoảng cách và giải quyết vấn đề hiệu quả. Phong cách chính thức giúp chính xác đầu tiên trong tất cả các tuyên bố của riêng họ, dẫn đến kết quả tốt hơn.
IS CÓ PHƯƠNG PHÁP XÁC NHẬN ĐỊA CHỈ ĐỊA CHỈ ĐỂ GỬI TRẢ LỜI?
Thay vì viết trong chủ đề "khẩn cấp" hoặc "kịp thời", tốt hơn là chỉ định trong văn bản của bức thư khung thời gian chính xác mà bạn muốn nhận câu trả lời. Ví dụ: "Tôi yêu cầu bạn trả lời cho đến ngày như vậy" hoặc "Tôi tha thiết yêu cầu bạn thông báo về quyết định của bạn không muộn hơn ngày này. Đừng cố gắng tăng tốc quá trình bằng cách yêu cầu người trả lời mong đợi câu trả lời: "Tôi hy vọng sự đồng ý của bạn" hoặc "Tôi cầu xin trả lời trong lời khẳng định." Cho người đó cơ hội để tự suy nghĩ.
TRONG BẤT K CAS TRƯỜNG HỢP NÀO, NÀO SỬ DỤNG QUAN TRỌNG QUAN TRỌNG?
Công cụ này chỉ nên được sử dụng khi trường hợp được nêu trong thư thực sự cấp bách và quan trọng không chỉ cho bạn mà còn cho người nhận của bạn. Bạn có nghĩ rằng tất cả các trường hợp như thế này? Đánh dấu tất cả các chữ cái Internet của bạn bằng cờ đỏ và dấu chấm than - sai. Hãy nhớ câu chuyện cổ tích về một con gà trống và một con sói: khi bạn thực sự cần một lá thư để đọc ngay lập tức, nó sẽ bị bỏ qua.
LÀM THẾ NÀO ĐỂ ĐÚNG VIẾT B WRNG VĂN BẢN NHƯ THẾ NÀO?
Nếu bạn bị buộc phải từ chối một cái gì đó, đừng bắt đầu thông điệp với một tuyên bố thất bại. Mô tả ngắn gọn lý do cho quyết định của bạn và làm rõ rằng trong một số trường hợp, có thể quay trở lại để xem xét vấn đề. Cảm ơn sự quan tâm được thể hiện cho bạn, thể hiện sự hối hận về kết quả như vậy và hoàn thành bức thư trên một ghi chú tích cực, ví dụ: "Tôi muốn thành công".
LÀM GÌ NẾU THỜI GIAN NHƯ THẾ NÀO?
Cấu trúc văn bản, chia nhỏ thành các chương, đoạn văn, đoạn văn - nếu không, thông điệp dài sẽ khó nhận biết. Nếu thông tin được đưa ra bởi một phần liên tục, thì trên dòng thứ hai, người đó bắt đầu mất hứng thú với nó. Công thức lý tưởng để biên soạn các chữ cái Internet lớn trông như thế này: một ý nghĩ là một đoạn văn. Nó cũng quan trọng để tránh các câu phức tạp và cụm từ mờ. Để nhanh chóng trả lời thư của bạn, một người sẽ có thể hiểu ngay từ lần đầu tiên những gì họ thực sự muốn từ anh ấy.
LÀM THẾ NÀO TỐT HƠN ĐỂ ĐĂNG KÝ?
Trả lời lá thư, nó là đủ để cho biết cuối cùng tên và họ của bạn. Nếu bạn bắt đầu tương ứng, thì ngoài ra, hãy chỉ ra vị trí và số điện thoại liên lạc của bạn. Sử dụng ở đầu của bức thư kháng cáo "Dear ...", không kết thúc nó với cụm từ "Trân trọng". Viết: "Trân trọng" hoặc "Trân trọng". Nhận một số loại chữ ký trong thư và sử dụng chúng tùy theo tình huống.
TRÊN CHU VI VILLAGE.
• Theo công ty nghiên cứu Radicati Group, 183 tỷ thư Internet được gửi mỗi ngày trên thế giới, tức là, hơn 2 triệu chữ cái mỗi giây.
• Kaspersky Lab, một nhà sản xuất nổi tiếng về các hệ thống chống thư rác, ước tính rằng 80% thư được gửi trong một ngày là spam.
• Theo cơ quan Gallup Media, trong số 70 triệu người dùng đã đăng ký của hệ thống mail.ru, gần 8 triệu người kiểm tra hộp thư của họ hàng ngày.
• Hầu hết tất cả thư rác đều được gửi từ Hoa Kỳ, Nga và Ba Lan.
• Các chủ đề thường xuyên nhất của quảng cáo trái phép, được gửi bằng thư, là thuốc men và người quen.